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“今日待办”是个谎言,在家办公如何提升效率?
  
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春节以来,新流行的肺炎一直牵动着人们的心。今天,企业和学校纷纷开始工作或开始网上学校。工作和生活将继续。对于在家工作的人来说,如何提高注意力,合理安排时间,提高工作效率已经成为一个令人烦恼的问题。

叶武滨的《高能要事》书中提到了彼得?德鲁克关于时间管理的讨论,弗朗西斯科西瑞罗的波莫多洛技巧和大卫?艾伦的GTD工作方法,伯恩?特雷西的青蛙理论和斯蒂芬?Covey 《高效能人士的七个习惯》等理论对时间管理和工作规划具有一定的现实指导意义。

本文摘自《高能要事》,由中信出版社重印。

写作|叶武滨

摘录|董

首先给我讲一个我自己的故事:

20年前,我刚从大学毕业,通过严格的考试获得了录取名额,在一家报社当记者,采访后写文章,保证及时发表是我工作中最重要的事情,但是当我写文章的时候,我经常很容易被外部电话打断,被领导突然分配的任务或家人的命令打断。

那时,我对提高效率和时间管理的知识和研究没有现在这么深入。我只是想到了一个简单的方法:我买了一个接收篮和一堆便利贴。当我写作的时候,我被任何人打断了,所以我写了一张便条,把它扔进了篮子。例如,当一个电话打来时,我拿起它告诉他,稍后给他回电话,然后写一张纸条“给某人回电话”,然后把它扔进篮子里。我的脑海里突然想起我妻子早上说的话,“我下班回家的路上会去买蔬菜。”我写了一份“买蔬菜”的备忘录,扔进了篮子。领导突然解释了在明天的文章中应该注意哪些细节。我写了一张纸条,扔进了篮子。当手稿完成后,我将开始检查接收篮中的笔记,并根据优先级选择执行它们。后来,我还根据家庭、工作、电话等用不同的颜色做了笔记。这里使用的原则是根据不同的事务类型执行。

叶武滨,时间管理品牌轻松有效?该组织的创始人,着名在线时间管理项目的主持人,两个孩子的父亲,全球旅行者和社会福利人士。

当然,这个简单的时间管理方法从那时起我就不断更新,现在已经非常成熟了:专注于一件事的工作方法。

我们每个人每天都有很多“要做的事情”,但是我们生活的价值和成就并不取决于我们能做多少事情,而是取决于确保重要的事情首先得到最充分的完成。根据事件的紧急程度,我们可以把它们分为三类:甲,乙和丙?

B级是突发事件和意外事件。

C类是其他事件,它们干扰我们的内部和外部事务,但不那么重要或紧急。

在我学习和实践时间管理的10年中,我几乎读过所有与时间管理相关的外国书籍。其中,“第一件事第一,第一件事第一,重要,紧急”是一个非常经典而重要的概念。后来,我搜索了古代文化书籍,发现许多中国悠久的和更新的传统经典都有相应的描述。例如,在《大学》中,提到了“事物有其目的,事物有其目的,当我们知道事件的顺序时,我们就接近了。”无论是西方的“优先权”还是古代的“优先权”,它们都包含着时间管理的相同本质。

所谓的“高能事件”意味着我们不仅要做重要的事情

《高能要事》在这本书里,作者安德斯艾利克森介绍了一个研究结果,它为“高能和重要的事情”提供了强有力的证据。作者说:“当我在柏林研究小提琴学生时,我发现最优秀的学生比普通学生平均多睡5个小时,他们花在休闲活动上的时间和普通学生差不多。唯一不同的是,最优秀的学生会在最少干扰的情况下离开高水平的时间去练习。他们将在早上起床后练习一个小时的钢琴,在午休后再练习一个小时。他们每天在固定的时间做重要的事情,扞卫重要的锻炼计划,消除干扰,因此他们成为最优秀的学生。”

曾国藩还说早起是经营家庭的基础。每天甚至有12节课。同样,篮球明星科比布莱恩特和文学巨擘村上春树也这样做了。科比的名言:“你知道凌晨4: 30洛杉矶是什么样子吗?”村上春树在33岁决定谋生后,坚持每天凌晨4点写小说?9: 00起床、写4个小时、跑10公里的生活方式都表达了一个想法:为重要的事情留出固定的时间。这种工作方式被我总结为“高能量和重要的事情”。

“今天要做的事”是一个谎言?

其他事件可以删除、延期或委托。

20/80定律也被称为帕累托原理、巴莱特定律、最省力定律、不平衡原理等。

我们的能量将不断释放和补充。这是一个动态的过程。为了更好地利用它,我们必须学会放松,这样我们就可以根据不同的能量状态来安排一天中的时间。

例如,今天我从伦敦飞往佛罗伦萨。我的安排是在早班飞机上睡觉以节省精力。当我到达时,我上了公共汽车去参观比萨斜塔。在公共汽车上,我用我的手机与国内团队联系。在网上会议和部署后,参观完比萨斜塔一小时后,我回到酒店,录制了一个网上音频节目。一天结束时,我睡觉、工作和玩耍。我什么也没错过。

我连续10年每天记录和计算我的时间使用,在做了大量的社会教学研究后,我得出一个结论:优秀的时间管理者可以将一天的时间分为四类:休息时间、固定的时间表时间、灵活的活动时间和空白时间。优秀的时间管理者也有第五类,思考时间。

1休息时间

我们无论如何都要花的时间,比如吃饭、睡觉和锻炼。这种时间消耗是维持我们生活运作的最基本能量。它的功能是补充能量和消除疲劳。这部分时间占我们总时间的很大一部分。

以一天为例。一个正常的成年人平均每天需要睡8个小时。加上睡前醒来后的缓冲时间,他们每天花大约9-10个小时睡觉。一日三餐大约需要1~2个小时。为了健康,我们每天至少需要一个小时的锻炼。

如果我们这样计算,一天24小时,至少12到13小时是我们必须度过的休息时间。这仍然是一个相对自律的人。如果你是一个自制力差的朋友,你有一个不规律的时间表,你在睡觉前玩手机,早上醒来,那么每天要花15~16英镑?一小时。

3~4由于无序和缺乏自律而每天浪费?小时是时间的黑洞。

因此,为了避免时间黑洞,我们建议我们的学生应该有规律地工作和休息,最好早点睡觉和早起。许多名人和伟人,古今中外,如曾国藩和富兰克林,都有早睡早起的习惯。曾国藩白天的最后一课是晚上呆在家里,而富兰克林每天的作息时间是上午10点和下午5点?

预先安排的重要事件和明确的截止日期被执行的时间称为固定时间。例如,写一份手稿,制作课件,提前预定时间开会,和别人约会等等。这种时间基本上属于前一章提到的A类事件。

每人每天2-2.5英镑?训练后,可以有4-8个小时的峰值效率。几个小时的高能量时间,但我建议你在正常情况下控制在每天2-4小时?小时。在一天中的高能量时段,应选择为有明确截止时间的重要事件预留的特殊固定时间,在保持空间安静整洁的同时,尽可能消除干扰。

1?

我经常以“空中飞人”的身份工作,有一次我和阿联酋航空的空乘人员交谈,我了解到他们的日程严格遵循为紧急情况留出时间的机制。

据说每个空姐一个月要飞6次。公司系统将根据航线需求和人员技能自动匹配每个人的工作。前5个航班将提前安排。最后,一个航班将在没有具体航班安排的情况下被预订,因为每个人都可能在任何时候被某个航班“抓住”以替换其他人。他们每个人都可以在起飞前4小时内取消工作,这可能是因为生病、家庭紧急情况,甚至是心情不好。

当有人不能准时到达时,由于这种机制,航空公司可以迅速指派另一个人去工作。公司的运作井然有序,不受影响。这比另一家要求空乘人员停留12小时的中东航空公司更科学、更人性化。

因此,我强烈建议你不要把日程安排得太满,给自己留点空白时间来处理意想不到的情况,这样我们才能更平静地生活。

5反射时间

为了确保计划好的活动首先得到实施,我们还需要每天进行反思并保持进展。人类创造的结果不可能从一开始就完美无缺。这是一个不断完善的过程。你心中有一个计划,然后行动。在你得到结果后,你需要将它与计划的预期目标进行比较。如果你发现结果偏离预期,你需要在行动前通过反思调整计划或改进方法。

我们反思过去,规划未来,活在当下。通过充分利用一天24小时来控制自己的生活并不是一种奢侈。

我们很多人买了书,却没有时间去读,或者读完了却没有读完,读完之后也没有练习。那不会改变我们的生活。

我们都知道知识是有用的,但是实践是无聊的。要将知识转化为能力,你需要正确地反复练习,并养成习惯。

你需要做的是在一天中精力充沛的时候专注于练习,最好是从专家那里得到反馈,然后不断修正。还记得3F的这种刻意的做法吗?原则,这样你就可以不断提升你的时间管理能力。

作者|叶武滨

摘录|董子木

编者|?龚赵华

校对|?言和

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